Tenk deg at du sitter i hagen og ser at naboen er i ferd med å bygge på huset, grave til et svømmebasseng eller utvide terrassen. Du har ikke har ikke fått noe nabovarsel eller hørt noe fra naboen din, og lurer på om dette er en lovlig tiltak.

For å få innsyn i saken må man sende inn en egen innsynsbegjæring og vente på at en saksbehandler i kommunen skal behandle saken. Hvor lang tid dette tar, avhenger av saksbehandlerens arbeidsmengde, ferieavvikling og andre forhold.

Men nå skal dette bli mye, mye enklere.

Mer åpen

– Halden kommune ønsker å være en åpen kommune. Det er viktig i et demokratisk samfunn. Åpne møter, kommune-TV, elektronisk postjournal og mulighet til å få innsyn i dokumenter, er allerede godt etablert i kommunen, men vi vet at vi kan bli enda bedre.

– Derfor ønsker vi å åpne opp mer ved å ta i bruk fulltekstpublisering. På den måten slipper journalister og innbyggere å vente på våre saksbehandlere før man kan lese kommunens dokumenter, sier kommunedirektør Roar Vevelstad i Halden kommune til HA.

Torsdag innfører nemlig Halden kommune en egen innsynsløsning, hvor man gjennom et besøk på kommunens hjemmeside kan få innsyn i dokumenter, uten å måtte vente på en saksbehandler.

Så når du sitter i hagen din og undrer på hva det er naboen bygger, så kan du enkelt gjennom gårds- og bruksnummeret til eiendommen søke opp hva som gjøres, og om naboen din i det hele tatt har søkt om oppføring, påbygging eller noe annet.

Noen unntak

Innsynsløsningen gjelder selvfølgelig også andre områder i kommunen, og nå skal de ansatte få et oppfriskningskurs i offentlighetsloven. Hvilke saker som arkiveres, altså publiseres på den nye innsynsløsningen, avhenger av innhold.

– Lovverket bestemmer hva som skal arkiveres. Hovedregelen er at man kan få innsyn i alle saker hvor det fattes en beslutning, sier May-Britt Jonassen, Enhetsleder IT og arkiv, men legger raskt til at det selvfølgelig finne unntak.

Personlig helseinformasjon, elevsaker, barnehagesaker og personalsaker er eksempler på temaer som ikke publiseres i en innsynsløsning i det hele tatt. Det skyldes hensynet til personvern, men det vil fremdeles være mulighet for å søke om innsyn i egen sak.

I tillegg finnes det saker som publiseres i en innsynsløsning, men der deler av dokumentet unntas offentlighet. Det kan for eksempel være forretningshemmeligheter eller samfunnskritisk informasjon. Slike saker vil ikke legges ut som fulltekst, men man kan se at dokumentet finnes og må søke om innsyn som før hvis man trenger dette. Da vil innsynsbegjæring vurderes fra sak til sak som før.

– Vi vil heller ikke legge ut dokumenter der hele personnummer er synlig, forklarer Jonassen.

Besparende tiltak

Flere kommuner, blant annet Sarpsborg, Fredrikstad og Indre Østfold har allerede innført tilsvarende løsninger. Så selv om ordningen er ny i Halden, er dette en løsning som er velprøvd og som fungerer godt. Vevelstad mener at organisasjonen i Halden kommune nå har modnet, og at det derfor også er på tide at Halden tilbyr denne løsningen til sine innbyggere.

I trange økonomiske tider, er det sikkert mange som lurer på om dette vil være en kostnad for kommunen, men der er Vevelstad og Jonasson samstemte om at innføringen vil ha motsatt effekt.

– Fordi det er mye post til og fra en kommune og det kommunen driver med har stor offentlig interesse, tar innsynsbegjæringer mye tid for kommunens ansatte. Det er så omfattende at vi ikke alltid klarer å svare like raskt som det forventes.

– Med fulltekstpublisering vil kommunens saksbehandlere spare mye arbeidstid. I tillegg vil media og kommunens innbyggere finne ut av det de trenger mye raskere enn før, fordi de slipper å vente på svar, sier kommunedirektøren.

Gradvis innføring

I dag er fristen på svar på en innsynsbegjæring fem dager, mens Halden kommune har satt en intern frist på tre dager. Med det nye systemet vil sakene publiseres fortløpende, av saksbehandlerne selv.

Halden kommune vil innføre fulltekstpublisering, som den nye innsynsløsningen også kalles, gradvis. Dette for å sikre at interne rutiner er godt kjent for saksbehandlerne.

Innføringen vil skje avdelingsvis over noe tid, der post til og fra kommunalavdeling teknisk er det første som åpnes opp. Det skjer altså fra torsdag 1. desember.

Nesten gang du sitter i hagen, og lurer fælt på hva han irriterende naboen driver med, så kan det også være lurt å tenke på hvordan du ordlegger deg i en mail til kommunen. For nå kan naboen, med noen få tastetrykk, enkelt gå inn på den nye innsynsløsning og få innsyn i saken og mail du har sendt.

– Det som må beskyttes, skal vi håndtere forsvarlig i tråd med alle regler som gjelder. Innbyggerne selv bør derimot være oppmerksom på at alt som ikke er unntatt offentlighet, nå blir enda mer offentlig med fulltekstpublisering.

– Når du skriver til Halden kommune, kan det være lurt å tenke over at ditt brev eller e-post til kommunen, snart kan leses av alle. Det er en følge av å ha en åpen og gjennomsiktig kommune, sier kommunedirektør Roar Vevelstad.

Redaktør jubler

Morten Ulekleiv er konstituert ansvarlig redaktør i Halden Arbeiderblad. Han har tidligere uttalt seg kritisk i egen avis og på fagnettstedet medier24.no om manglende åpenhet hos Halden kommune. Ulekleiv er svært begeistret over nyheten som nå kommer fra kommunen.

– Dette er viktig både for oss som lokalavis, for innbyggerne i byen og for kommunen selv. I saker der kommunen til nå ikke har levert tilstrekkelig på ambisjonen om åpenhet etter vårt syn, så kan det gi grobunn for mistenksomhet, både fra journalister og publikum, sier Ulekleiv.

Samtidig påpeker han at åpne og tilgjengelige dokumenter, ikke nødvendigvis bidrar til full åpenhet i seg selv.

– Vi erfarer fra arbeid med flere saker i det offentlige at byråkrater ikke kjenner godt nok til offentlighetsloven, og derfor ikke tilgjengeliggjør all informasjonen de skal gjøre, men vi registrerer at kommunedirektøren nå virkelig tar åpenhet på alvor. Og det er vi svært glade for, sier Ulekleiv.